Laatste nieuws

Afspraakherinnering voor het bevolkingsonderzoek

Gezondheidszorg
Afspraakherinnering voor het bevolkingsonderzoek

Door de drempel te verlagen komen meer mensen opdagen.

Een oproep krijgen voor het bevolkingsonderzoek, het is niet iets waar veel mensen naar uitkijken. Soms is de angst voor een onderzoek of de uitslag zelfs zo groot dat diegene uiteindelijk niet komt opdagen. Maar het gebeurt ook dat mensen een gemaakte afspraak voor het bevolkingsonderzoek gewoon vergeten, door de alledaagse drukte. In alle gevallen is zo’n ‘no-show’ vervelend, voor zowel de patiënt als de artsen en onderzoekers. Hoe is het aantal ‘no-shows’ bij het bevolkingsonderzoek in Nederland te verlagen?

Wat is het bevolkingsonderzoek?
In Nederland kennen we drie bevolkingsonderzoeken naar kanker: het bevolkingsonderzoek borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker. Meedoen aan deze onderzoeken is voor iedereen gratis en gebeurt op vrijwillige basis. De onderzoeken worden aangeboden door de overheid en uitgevoerd door verschillende regionale organisaties:
– Voor de provincies Groningen, Friesland en Drenthe: Bevolkingsonderzoek Noord
– In Gelderland en Overijssel: Bevolkingsonderzoek Oost
Voor Noord-Holland, Flevoland en Utrecht: Bevolkingsonderzoek Midden-West
Voor de provincies Noord-Brabant en Limburg: Bevolkingsonderzoek Zuid
In Zuid-Holland en Zeeland organiseert Bevolkingsonderzoek Zuid-West de onderzoeken.

Daarnaast zijn er nog een aantal bevolkingsonderzoeken die rond de geboorte van kinderen worden uitgevoerd. Tijdens de zwangerschap zijn dit onder meer prenatale screening op infectieziekten, de twintig weken echo en bloedonderzoek bij zwangere vrouwen. Na de geboorte vinden er twee onderzoeken plaats bij baby’s: de neonatale hielprikscreening en neonatale gehoorscreening. 

 

DE CIJFERS

In 2019 ontvingen in totaal 4.300.687 vrouwen en mannen een uitnodiging voor de bevolkingsonderzoeken naar borst-, baarmoederhals- of darmkanker.

Van deze groep deden in totaal 2.021.135 mensen mee aan de drie bevolkingsonderzoeken.

Door het hele land werken 950 medewerkers aan het uitvoeren van het bevolkingsonderzoek naar kanker (2020).

Het gemiddeld aantal mensen bij wie jaarlijks door een van de bevolkingsonderzoeken de diagnose kanker wordt gesteld, bedraagt 31.400.

 

Drempelvrees
Een oproep krijgen voor het bevolkingsonderzoek… Veel mensen hebben er gemengde gevoelens bij. Ze vinden het geen prettig idee om naar een mobiel onderzoekscentrum van het bevolkingsonderzoek in hun regio te gaan om uiteenlopende redenen. Want ook al zijn onderzoeken naar kanker noodzakelijk en voorkomen ze veel leed, we blijven toch liever ver van medische checks. Ook omdat de gevolgen verstrekkend kunnen zijn en soms moeilijk te overzien. Kortom, het kan confronterend zijn. Toch heeft wél deelnemen aan zo’n onderzoek meer voor- dan nadelen en kan het onnodige trauma’s en zorg voorkomen. 

De uitslag
Het wachten op de uitslag van een bevolkingsonderzoek maakt het er niet gemakkelijker op. Ook die fase is voor veel mensen spannend of zelfs zenuwslopend. Logisch, want je leven kan in één keer een compleet andere wending krijgen. Vanaf het moment van uitnodigen tot en met de uitslag ontvangen zijn er dus nogal wat drempels die moeten worden ‘overwonnen’ om aan een medisch onderzoek deel te nemen. Als zorgverlener en onderzoeker is dat inzicht van groot belang. Want het doel is om zoveel mogelijk mensen naar het bevolkingsonderzoek te krijgen om veel onnodig leed (en zorgkosten) te voorkomen. Als we de drempel voor het verschijnen op zo’n onderzoek verder weten te verlagen, zal het aantal ‘no-shows’ dan ook zeker afnemen. 

‘No-shows’ kosten tijd en geld
Het gebeurt helaas nog steeds: mensen die niet verschijnen op hun afspraak bij de arts, specialist of andere zorgverlener. Deze ‘no-shows’ kosten de zorgsector miljoenen euro’s. Want er staat niet alleen personeel klaar. Ruimtes, apparatuur en andere voorzieningen zijn in gereedheid gebracht. Ook de hoge werkdruk van zorgmedewerkers wordt er niet minder op; er moet worden na gebeld en weer een nieuwe afspraak worden ingepland. Kortom, hoe minder ‘no-shows’, hoe beter voor iedereen. 

De nadelen van ‘no-shows’
Het niet komen opdagen bij een medische afspraak is extra vervelend bij het bevolkingsonderzoek. Want bij een mobiel onderzoekscentrum is een goede doorstroom noodzakelijk door het relatief kleine oppervlak waarop gewerkt wordt. Maar er zijn meer nadelen bij ‘no-shows’, voor beide partijen:

Elke ‘no-show’ kost onnodige inzet van zorgpersoneel, ruimte en tijd.
– Een deel van de ‘no-shows’ krijgt geen (vroege) diagnose terwijl er wel iets gevonden wordt.
– Het later ontdekken van ziektes brengt extra kosten en druk op de zorg met zich mee.
Mensen willen vaak wel maar durven niet, dit geeft ze onprettig gevoel.

Waarom mensen niet komen opdagen
Om het aantal ‘no-shows’ terug te kunnen dringen, moeten we eerst weten waarom mensen niet komen opdagen bij het bevolkingsonderzoek. Die redenen zijn zeer uiteenlopend, we noemen er een paar:

– Iemand heeft geen vervoer naar het mobiele onderzoekscentrum;
– Iemand komt niet vanwege de (slechte) weersomstandigheden;
– De afspraak is niet genoteerd en/of wordt vergeten;
– Iemand komt (veel) te laat;
– Er is ‘drempelvrees’, men ziet op tegen het onderzoek en/of de uitslag en durft uiteindelijk niet te gaan. 

1x informeren is niet genoeg
Het lijkt zo simpel. Verlaag de drempel om aan het bevolkingsonderzoek mee te doen. Dan zal het aantal ‘no-shows’ ook afnemen. Maar hoe doe je dat, die drempel verlagen? Een van de manieren om dat te doen is helder communiceren. Dat gebeurt uiteraard al bij de uitnodiging die je in de brievenbus ontvangt. Die is duidelijk geformuleerd, met veel extra informatie over het hoe, wat, waar en waarom van het onderzoek. Ook op de betreffende websites kun je meer vinden over het onderzoek zelf en het tijdpad. De afspraak is vaak bij de uitnodiging al ingepland en staat duidelijk in de brief vermeld. Kortom, tot en met de verstuurde uitnodigingsbrief is alles helder en overzichtelijk. Maar wat dan? 

Een SMS verlaagt de drempel
Door ook na de uitnodiging voor het onderzoek met de beoogde deelnemer te blijven communiceren, vergroten we de betrokkenheid van die persoon bij het gehele onderzoeksproces. En dat verkleint weer de kans dat iemand ‘anoniem’ niet komt opdagen. Maar hoe doe je dat? Heel eenvoudig. Met een automatisch gegenereerd SMS bericht dat op het juiste moment en met de juiste boodschap wordt verstuurd. Ping! Een berichtje komt binnen op de telefoon. Het is een korte, vriendelijke afspraakbevestiging van het bevolkingsonderzoek. Een dag vóór het geplande onderzoek komt er (Ping!) nog een SMS bericht binnen. Het is een afspraakherinnering. Deze reminder maakt de afspraak ‘top of mind’ bij de ontvanger, op een sympathieke manier. “Wat een goede service! O ja, ik word daar morgen verwacht. Niet vergeten!” 

Afspraak herinneringen per SMS
Een SMS is een kort bericht met een grote communicatiekracht. Want een SMS’je blijkt een effectieve en sympathieke manier te zijn om mensen ‘mee te nemen’ in de ‘customer journey’, juist in de zorgsector. Daar zijn afspraakherinneringen per SMS al langer in gebruik. De SMS Gateway heeft het aantal ‘no-shows’ bij zorginstellingen al met 70 procent (!) teruggedrongen. Dat een SMS service dus echt effect heeft, dat is de afgelopen jaren wel aangetoond. Door SMS afspraakherinneringen ook in te zetten voor mensen die worden opgeroepen voor het bevolkingsonderzoek, leg je eigenlijk een ‘rode loper’ uit van hun huis naar het mobiele onderzoekscentrum. Die rode loper is slechts 160 karakters lang. Maar wel glashelder, met de juiste urgentie en niet te dwingend. 

Optimaal communiceren met SMS
Spryng is ooit begonnen met een SMS Gateway in de gezondheidszorg, om het aantal ‘no-shows’ terug te dringen. Grote en kleine zorgaanbieders voorzien wij al bijna 15 jaar van een SMS API zodat zij effectief kunnen communiceren zonder dat het veel tijd of geld kost. Inmiddels is onze API gekoppeld met (bijna) alle EPD-, authenticatie- en notificatiesystemen in de zorg. Zodat zorgaanbieders optimaal kunnen communiceren met hun cliënten en patiënten. Over drempels verlagen gesproken! Met deze tips zet u SMS optimaal in voor uw cliënten:

  • Houd het simpel
    Met een SMS bericht duwt u uw cliënten of patiënten niet weg, maar verlaagt u juist de drempel. 
  • Communiceer helder
    Hoe duidelijker de boodschap, hoe beter deze wordt ‘gehoord’. De maximaal 160 karakters van een SMS bericht ‘dwingen’ om helder te communiceren.
  • Voorkom verwarring
    Door de koppeling van de SMS API met uw afsprakensysteem staan altijd de juiste datum en tijd in het SMS bericht. 
  • Laat berichten elkaar versterken
    Een afspraakbevestiging per SMS versturen werkt goed. Maar nog beter is het om ook een afspraakherinnering te sturen, bijvoorbeeld 1 dag van te voren. Zo’n extra communicatiemoment versterkt de boodschap. U zegt daarmee eigenlijk: ‘Wees welkom en kom naar uw afspraak. Wij staan voor u klaar.’).
  • Wees de vraag voor
    Een SMS bericht leent zich ook uitstekend voor het versturen van een link. Bijvoorbeeld naar een pagina op uw website met de meest gestelde vragen. Die kennis en informatie geven de patiënt houvast en vertrouwen.

Data security met ISO en NEN
Naast de laagdrempeligheid van een SMS wilt u natuurlijk ook weten hoe het zit met de beveiliging en veiligheid van uw gegevens, en die van uw cliënten. Zo’n SMS API wordt immers gekoppeld aan EPD en andere systemen. Wij kunnen u geruststellen. Spryng is de enige SMS provider in Europa die in het bezit is van het ISO 27001 én NEN 7510 certificaat. Die laatste is een specialisatie voor de zorgsector. Onze werkwijze voldoet daarmee aan de hoogste security standaard. Een paar voorbeelden: alle gegevens worden versleuteld tijdens verzending (SSL-certificaten) én in rust (schijfversleuteling voor databaseopslag). En u bepaalt zelf hoelang data bewaard blijft. Meer weten? Hier vindt u meer informatie over ons securitybeleid.

SMS service? Het onderzoeken waard
De inzet van SMS bij het bevolkingsonderzoek zal een positief effect hebben op het aantal deelnemers en de doorstroom ervan. De SMS gateway leidt ook tot lagere zorgkosten en een grotere sympathie voor het bevolkingsonderzoek in Nederland. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van SMS voor uw organisatie? Neem gerust contact op met Spryng. Of probeer zelf hoe makkelijk onze SMS API in de zorg werkt, met een gratis testaccount of lees er meer over in onze laatste whitepaperLiever direct een vrijblijvende offerte? Klik hier. Nog vragen? Laat het ons weten. Het team van Spryng staat klaar voor u om de mogelijkheden tot effectiever communiceren met SMS uitgebreid te onderzoeken.